O Ministro de Estado das Relações Exteriores, tendo em vista o disposto na Instrução Normativa da Secretaria do Tesouro Nacional número STN 01, de 15 de janeiro de 1997, resolve:

Art. 1º Aprovar a seguinte regulamentação da prestação de contas dos Institutos Culturais Bilaterais:

INSTITUTOS CULTURAIS BILATERAIS

PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. O Chefe do Posto que é instruído a assinar convênio com Instituto Cultural Bilateral e que, portanto, repassa recursos financeiros ao Instituto, é responsável pela aprovação das prestações de contas da entidade.

2. Nos termos da Instrução Normativa STN nº 1, de 15.01.1997, são duas as categorias de prestações de contas que deverão ser apresentadas pelos Institutos Culturais Bilaterais: a parcial e a final.

3. A prestação de contas parcial é aquela pertinente a cada uma das parcelas de recursos liberados e será composta da seguinte documentação:

a) relatório de execução físico-financeira;

b) demonstrativo da execução da receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos;

c) relação de pagamentos;

d) relação de bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da União);

e) extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento e conciliação bancária; e

f) cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, quando houver.

§ 1º Constatada irregularidade ou inadimplência na apresentação da prestação de contas parcial, o Chefe do Posto suspenderá imediatamente a liberação dos recursos e notificará o convenente, dando-lhe o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sanar a irregularidade ou cumprir a obrigação.

§ 2º Na hipótese de a prestação de contas não ser aprovada e exauridas todas as providências cabíveis, o Chefe do Posto comunicará o fato ao Escritório Financeiro em Nova York (EFNY) para fim do registro correspondente no Cadastro de Convênios do Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI). Posteriormente, o EFNY encaminhará o respectivo processo à Secretaria de Controle Interno, que requererá da Unidade pertinente na Secretaria de Estado a instauração de Tomada de Contas Especial e adotará outras medidas de sua competência, sob pena de responsabilidade.

4. A prestação de contas final far-se-á ao término da duração do Convênio e se referirá ao total dos recursos recebidos. Será constituída de relatório de cumprimento das metas objeto do convênio, acompanhado de:

a) plano de trabalho;

b) cópia do Termo de Convênio ou Termo Simplificado de Convênio, com a indicação da data de sua publicação;

c) relatório de execução físico-financeira;

d) demonstrativo da execução da receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos;

e) relação de pagamentos;

f) relação de bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da União);

g) extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento e conciliação bancária, quando for o caso;

h) comprovante de recolhimento do saldo de recursos, à conta indicada pelo concedente, ou Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), quando recolhido ao Tesouro Nacional; e

i) cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, quando houver.

5. Não é necessário juntar à prestação de contas final os documentos relativos às parcelas que já tenham sido objeto de prestação de contas parcial.

6. Os procedimentos a serem adotados, em relação aos recursos repassados aos Institutos Culturais Bilaterais, serão os seguintes:

a) ao ser assinado o convênio, a Unidade Gestora Coordenadora (Departamento Cultural - DC) informará ao EFNY da assinatura, para que este proceda ao registro do convênio no SIAFI.

Para tanto, a Unidade Gestora Coordenadora (DC) deverá encaminhar ao EFNY cópias dos convênios, dos extratos publicados no Diário Oficial da União e dos pareceres da Consultoria Jurídica a respeito;

b) no momento da transferência dos recursos para os Postos que firmaram convênios com Institutos Culturais, o EFNY fará lançamentos na conta "recursos a comprovar";

c) quando a liberação dos recursos ocorrer em 3 (três) ou mais parcelas, a terceira ficará condicionada à apresentação de prestação de contas parcial referente à primeira parcela liberada, composta da documentação especificada no item 3, e assim sucessivamente.

Após a aplicação da última parcela, será apresentada a prestação de contas do total dos recursos recebidos;

d) os Postos deverão dar conhecimento à Secretaria de Estado das Relações Exteriores (SERE-DC), por telegrama retransmitido automaticamente para o EFNY, do recebimento das prestações de contas dos Institutos Culturais Bilaterais. Recebida essa comunicação, o EFNY fará o lançamento na conta "a aprovar". As prestações de contas dos Institutos Culturais Bilaterais não deverão ser encaminhadas ao EFNY;

e) uma vez aprovada a prestação de contas do Instituto Cultural Bilateral pelo Chefe do Posto, este fará comunicação ao EFNY da aprovação por telegrama, com retransmissão automática à Unidade Gestora Coordenadora (DC). O EFNY procederá, então, ao lançamento na conta "valor aprovado";

f) os recursos recebidos pelo posto na dotação Intercâmbio Cultural (IC) e repassados ao Instituto Cultural Bilateral serão objeto de prestação de contas nos termos do § 12.4 do Guia de Administração dos Postos (GAP).

Art. 2º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CELSO AMORIM