Publicado no DOU em 11 set 2015
Rep. - Dispõe sobre a avaliação de programas de integridade de microempresa e de empresa de pequeno porte.
O Ministro de Estado Chefe da Controladoria-Geral da União e o Ministro de Estado Chefe da Secretaria da Micro e Pequena Empresa, com fundamento no disposto no § 5º do art. 42 do Decreto nº 8.420, de 18 de março de 2015,
Resolvem:
Art. 1º As medidas de integridade de microempresa ou empresa de pequeno porte, para fins da aplicação do disposto no inciso V do art. 18 e no inciso IV do art. 37 do Decreto nº 8.420, de 18 de março de 2015, serão avaliadas nos termos desta Portaria.
§ 1º Será considerada microempresa ou empresa de pequeno porte a pessoa jurídica que cumprir os requisitos estabelecidos na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.
§ 2º A implementação, por microempresa ou empresa de pequeno porte, dos parâmetros de que trata o § 3º e o caput do art. 42 do Decreto nº 8.420, de 2015, poderá ser efetivada por meio de medidas de integridade mais simples, com menor rigor formal, que demonstrem o comprometimento com a ética e a integridade na condução de suas atividades.
§ 3º As medidas de integridade implementadas deverão considerar o atendimento aos parâmetros relacionados no Anexo desta Portaria e sua adequação ao perfil da empresa.
Art. 2º Para que as medidas de integridade implementadas sejam avaliadas, a microempresa ou a empresa de pequeno porte deverá apresentar:
I - relatório de perfil; e
II - relatório de conformidade.
Art. 3º No relatório de perfil, a microempresa ou a empresa de pequeno porte deverá prestar as seguintes informações:
I - áreas de atuação;
II - responsáveis pela administração;
III - quantitativo de empregados e a estrutura organizacional; e
IV - nível de relacionamento com o setor público, especificando:
a) principais autorizações, licenças e permissões governamentais necessárias para o exercício de suas atividades;
b) valor aproximado dos contratos celebrados ou vigentes com o setor público nos últimos três anos e a participação destes no faturamento anual; e
c) utilização de agentes intermediários, como procuradores, despachantes, consultores ou representantes comerciais, no relacionamento com o setor público.
Art. 4º No relatório de conformidade, a microempresa ou a empresa de pequeno porte deverá:
I - relacionar e demonstrar o funcionamento das medidas de integridade adotadas; e
II - demonstrar como as medidas de integridade contribuíram para a prevenção, detecção e remediação do ato lesivo objeto da apuração.
Parágrafo único. A comprovação das informações de que trata o caput pode abranger a apresentação de documentos oficiais, correios eletrônicos, cartas, declarações, correspondências, memorandos, atas de reunião, relatórios, manuais, imagens capturadas da tela de computador, gravações audiovisuais e sonoras, fotografias, ordens de compra, notas fiscais, registros contábeis ou outros documentos, preferencialmente em meio digital.
Art. 5º A aplicação do percentual máximo previsto no inciso V do art. 18 do Decreto nº 8.420, de 2015, fica condicionada ao atendimento pleno dos parâmetros de integridade e a efetiva atuação das medidas na prevenção, detecção e remediação do ato lesivo objeto da apuração.
Parágrafo único. A autoridade responsável pela avaliação das medidas de integridade poderá realizar entrevistas e solicitar novos documentos.
Art. 6º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
VALDIR MOYSÉS SIMÃO
Ministro de Estado Chefe da Controladoria-Geral da União
GUILHERME AFIF DOMINGOS
Ministro de Estado Chefe da Secretaria da Micro e Pequena Empresa
ANEXOPARÂMETROS DE INTEGRIDADE DA MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE
Na implementação de medidas de integridade, as microempresas e empresas de pequeno porte - MPE poderão observar os parâmetros orientativos abaixo descritos, não sendo exigida a demonstração de cumprimento de todos os parâmetros na avaliação.
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PARÂMETROS DE INTEGRIDADE (Art. 42 do Decreto nº 8.420, de 18 de março de 2015)* |
ESCLARECIMENTOS sobre os Parâmetros de Integridade para as MPE** | EXEMPLOS de medidas de integridades que as MPE podem adotar (Rol não-taxativo)*** |
| "I - comprometimento da alta direção da pessoa jurídica, incluídos os conselhos, evidenciado pelo apoio visível e inequívoco ao programa;" |
A alta direção de uma MPE é representada por seus administradores, sejam eles seus sócios, proprietários, donos, chefes ou gerentes. O comprometimento da alta direção será verificado mediante a atuação e a postura da direção da empresa em relação aos seus funcionários. A direção deve disseminar a cultura de integridade, atuar na execução das medidas estabelecidas e tornar público o seu compromisso com o tema. |
Disponibilizar cursos, palestras, debates e exposições sobre a ética e integridade, bem como fomentar a participação de funcionários em tais atividades; Difundir a cultura de integridade por meio de e-mails, redes sociais, cartazes, entre outros, informando os funcionários sobre a importância e necessidade das medidas de integridade; Implementar as condutas definidas no código de ética e incentivar que seus funcionários façam o mesmo; Difundir posturas éticas e íntegras de funcionários; Promover e incentivar debates sobre comportamentos éticos e íntegros, inclusive por meio de estudos de casos; e Promover a conscientização de que a corrupção é prejudicial a todos e deve ser combatida. |
| "II - padrões de conduta, código de ética, políticas e procedimentos de integridade, aplicáveis a todos os empregados e administradores, independentemente de cargo ou função exercidos;" |
A MPE deve reconhecer e promover valores, comportamentos e princípios de condutas necessários à integridade da empresa, tanto para funcionários quanto para a direção. Os valores, comportamentos e princípios de condutas devem constar de um código de ética. O código de ética deve contribuir para a construção da cultura de trabalho e negócios dentro da empresa e deve ser fonte de consulta para funcionários e para a direção na tomada de decisão que envolva questões relativas à integridade da empresa. |
Elaborar código de ética com valores, comportamentos e princípios de condutas aplicáveis a todos os funcionários e à direção, incluindo regras de relacionamento com o setor público; Divulgar o código de ética, por meio da afixação de cartazes, placas, sinais, mensagens sobre os padrões de conduta e os procedimentos que devem ser observados; Atualizar o código de ética; e Atualizar os procedimentos que devem ser adotados de acordo com os novos negócios celebrados. |
| "IV - treinamentos periódicos sobre o programa de integridade;" |
O treinamento é um dos pontos mais importantes para o funcionamento efetivo das medidas de integridade. A direção e os funcionários devem participar de treinamentos sobre assuntos relacionados às medidas de integridade, principalmente sobre o conteúdo do código de ética, os valores que orientam a cultura ética e os principais riscos relativos às atividades da MPE. |
Promover, periodicamente, treinamentos internos sobre integridade; Promover a participação da direção e funcionários em cursos, presenciais ou à distância, oferecidos por instituições públicas ou privadas, sobre ética e integridade, licitações e contratos com a Administração Pública, políticas anticorrupção, dentre outros; e Divulgar a cultura de integridade da empresa em reuniões, encontros e eventos. |
| "VI - registros contábeis que reflitam de forma completa e precisa as transações da pessoa jurídica;" | Todas as empresas, com exceção do empresário individual a que se refere o art. 966 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil, precisam registrar | Implantar sistema eletrônico de registro contábil; Registrar as transações nos livros oficiais; |
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contabilmente suas operações. Vendas, compras, empréstimos, rendimentos e prejuízos são fatos que afetam o patrimônio de uma empresa e, por isso, devem ser registrados. As MPEs, optantes pelo Simples Nacional, podem observar a contabilidade prevista no art. 27 da Lei Complementar nº 123, de 2006, na forma regulamentada pelo Comitê Gestor do Simples Nacional. |
Preservar os livros e registros contábeis; Preservar os documentos que comprovem o recolhimento de impostos e contribuições devidas enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição; Assegurar-se de que o contador é profissional habilitado. |
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| "VII - controles internos que assegurem a pronta elaboração e confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiros da pessoa jurídica;" | Controles internos são procedimentos que verificam se as transações, compras, vendas, controle de estoque, pagamentos, dentre outros, estão sendo feitos de forma correta e de acordo com as instruções da direção. O controle interno também tem a função de apontar e corrigir eventuais erros, além de atuar de forma preventiva, diminuindo a possibilidade de ocorrência de fraudes e irregularidades. |
Definir, sempre que possível, as atribuições dos funcionários; Confrontar receitas e despesas com os registros contábeis realizados, confirmando o registro das transações; Estabelecer regras sobre a necessidade de aprovação e autorização específica sobre pagamentos de alto valor, alto risco ou relacionados com o setor público; Definir regras claras para a aprovação de relatórios e documentos contábeis; Realizar auditorias. |
| "VIII - procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos no âmbito de processos licitatórios, na execução de contratos administrativos ou em qualquer interação com o setor público, ainda que intermediada por terceiros, tal como pagamento de tributos, sujeição a fiscalizações, ou obtenção de autorizações, licenças, permissões e certidões;" |
Relações comerciais com a administração pública exigem a observância de princípios e regras específicos. Caso essas regras e princípios sejam violados, a MPE pode sofrer sanções. Para evitar que ocorram irregularidades nas relações estabelecidas com o setor público, é importante que a MPE estabeleça regras sobre o contato de seus funcionários e diretores com agentes públicos; a participação em licitações; o oferecimento de brindes e presentes a agentes públicos; e, a contratação de atuais e ex-agentes públicos. Essas regras podem ser incluídas no Código de Ética e devem ser amplamente difundidas na empresa. |
Orientar os funcionários e a direção sobre as leis que disciplinam as contratações públicas, como a Lei nº 8.666/1993, a Lei nº 10.520/2005 e a Lei Complementar nº 123/2006; os mecanismos de prevenção e de enfrentamento à corrupção; e a responsabilização da pessoa jurídica pela prática de atos ilícitos contra a administração pública (Lei nº 12.846/2013); Rever, antes de participar de qualquer modalidade de licitação, os procedimentos inerentes à respectiva modalidade licitatória, com foco nas condutas vedadas; Incluir no Código de Ética regras referentes à participação em licitação e contratação e relacionamento com a Administração Pública; No caso de contratação de preposto ou de terceirização de elaboração de documentos para participar em procedimento licitatório, a MPE deverá fiscalizar suas atuações: como trabalham, se atuam de forma íntegra e regular, dentre outros. Oferecer treinamentos e cursos sobre compras públicas ou políticas anticorrupção aos funcionários que atuarem especificamente nos processos licitatórios; Estabelecer que as interações com o setor público e a atuação em procedimentos licitatórios sejam feitas por no mínimo dois representantes da empresa; Envolver pessoas da direção nos procedimentos licitatórios. A direção da empresa deve atuar como supervisor ou revisor durante o procedimento licitatório e durante a execução do contrato; Cumprir corretamente o disposto no contrato. |
| "XI - medidas disciplinares em caso de violação do programa de integridade;" |
Estabelecer medidas disciplinares significa prever as penalidades e os procedimentos para a punição de funcionários que violarem as regras da MPE, independente da posição ou cargo ocupado. As penalidades devem ser definidas de forma proporcional à irregularidade cometida, de forma a garantir que as medidas de integridade sejam respeitadas e que violações não sejam toleradas. São exemplos de penalidades que podem ser adotadas: advertência, suspensão e demissão. |
Instituir penalidades e procedimentos disciplinares apropriados e razoáveis para apurar e reprimir a prática de diferentes irregularidades; Inserir as medidas e procedimentos disciplinares no Código de Ética; Alertar os funcionários sobre as penalidades e os procedimentos disciplinares, e disseminar o tema em treinamentos; Formalizar os procedimentos de apuração de irregularidades e aplicação de penalidades; Informar aos funcionários, no momento da contratação, sobre as condutas éticas da empresa e quais violações são passíveis de punições; Incluir cláusula de ciência das condutas éticas da empresa nos contratos de trabalho dos funcionários. |
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"XII - procedimentos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades ou infrações detectadas e a tempestiva remediação dos danos gerados;" |
Desenvolver procedimentos que assegurem a interrupção imediata de irregularidades e infrações e que permitam a reparação dos danos causados de forma rápida e direta, evitando a ocorrência futura de situações análogas. |
Garantir que mais de um representante da MPE supervisione as operações ou atividades relevantes, como aquelas que envolvam grandes valores ou que estejam relacionadas com o setor público; Investigar situações ou comportamentos inadequados; Registrar todas as irregularidades constatadas e a forma de reparação dos danos; Interromper as irregularidades logo que elas forem detectadas. |
| "XVI - transparência da pessoa jurídica quanto a doações para candidatos e partidos políticos." |
Transparência não se limita a apresentar os recibos de doações eleitorais realizadas. A MPE deve deixar clara a sua posição quanto à doação eleitoral. As doações a candidatos e partidos políticos devem ser divulgadas. A MPE que não realiza doações também deve divulgar essa informação. |
Definir regras claras sobre as doações eleitorais; Informar se a MPE realiza ou não doações, o valor máximo que pode ser doado, e quem pode aprovar doação; Divulgar as regras adotadas pela MPE sobre doações eleitorais para os funcionários e para o público externo; Declarar todas as doações a Justiça Eleitoral e guardar os recibos de doações efetuadas; Divulgar doações a candidatos e partidos políticos. |
*Na primeira coluna da tabela, estão descritos os parâmetros de integridade que são exigidos para as MPE de acordo com o art. 42 do Decreto nº 8.420, de 18 de março de 2015.
**Na segunda coluna da tabela, são feitos esclarecimentos sobre os parâmetros de integridade, seus conceitos e conteúdos, simplificando-os e aproximando-os da realidade das MPE.
***Na terceira coluna da tabela, constam exemplos não-taxativos de medidas de integridade que as MPE podem utilizar para a criação ou aperfeiçoamento de medidas de integridade.
(*) Republicada por ter saído no DOU nº 173 de 10.09.2015, Seção I, páginas de 2 a 4, com incorreção no original.
