O Diretor-Presidente da Agência de Desenvolvimento Agrário e Extensão Rural - AGRAER, no uso de suas atribuições legais;

Considerando o disposto no Decreto Estadual nº 14.160, de 16 de abril de 2015, que trata da desburocratização dos processos organizacionais da Administração Pública com a finalidade de viabilizar a implantação de medidas eficazes à simplificação e à celeridade do trabalho, com foco nas relações do Governo do Estado com os cidadãos, empresas e entre seus órgãos e entidades;

Considerando os objetivos estratégicos de desburocratizar, modernizar e simplificar a estrutura e os processos organizacionais, ofertar serviços e informações ao servidor de forma efetiva, por intermédio das tecnologias da informação e comunicação, visando transparência e efetividade;

Considerando o impacto da melhoria dos processos de gestão da informação e da documentação no desempenho das atribuições da Agência de Desenvolvimento Agrário e Extensão Rural - AGRAER;

Considerando a diretriz de ampliar a sustentabilidade ambiental com uso das tecnologias da informação e comunicação;

Considerando a necessidade de normatizar e implantar o uso do meio eletrônico para realização do processo administrativo no âmbito da AGRAER, e;

Considerando o princípio da eficiência na Administração Pública, expresso no art. 37 da Constituição Federal , que impõe à Administração Pública o exercício de suas competências com adoção de critérios legais e morais necessários para a melhor utilização dos recursos públicos de maneira a evitar desperdícios, à exemplo da Resolução/SED, de 15 de fevereiro de 2019;

Resolve:

Art. 1º Implantar o Processo Administrativo Eletrônico e a utilização do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos e Gestão de Processos Eletrônicos (SmartShare) no âmbito da Agência de Desenvolvimento Agrário e Extensão Rural - AGRAER.

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Para fins desta Portaria, entende-se por:

I - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados, assinados por assinatura digital ou eletrônica e disponibilizados em meio eletrônico;

II - Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos e Gestão de Processos Eletrônicos - SmartShare - sistema de software que possibilita a gestão de processos administrativos eletrônicos e de documentos da AGRAER/MS, bem como a assinatura digital ou eletrônica nos mesmos.

III - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

IV - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento - base não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

V - assinatura digital - baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) na forma da legislação específica;

VI - assinatura eletrônica - registro realizado eletronicamente mediante login e senha de acesso do usuário, identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível ou outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, para assinar documento eletrônico ou digital;

VII - usuários - servidores da Agência de Desenvolvimento Agrário e Extensão Rural - AGRAER, bem como outros a quem for conferido acesso às funcionalidades internas do sistema de processamento em meio eletrônico, tais como estagiários, residentes e prestadores de serviço;

Art. 3º O Processo Administrativo Eletrônico tem por objetivos:

I - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação dos requerimentos e processos;

II - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

III - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

IV - reduzir o uso de papel e os custos operacionais e de armazenamento da documentação;

V - facilitar o acesso do servidor às instâncias administrativas, e

VI - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação de dados.

CAPÍTULO II - DA IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 4º Para a gestão e o trâmite de Processos Administrativos Eletrônicos - e-PA, relativos a direitos funcionais e atos de pessoal, será utilizado o Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos e Gestão de Processos Eletrônicos - SmartShare.

Art. 5º Os atos no processo administrativo eletrônico terão registro, visualização, tramitação e controle, exclusivamente, em meio eletrônico e serão assinados digitalmente por meio de certificado digital ou mediante assinatura eletrônica por meio de identificação de usuário interno e senha pessoal, contendo elementos que permitam comprovar a autoria e a integridade de documentos em forma eletrônica.

§ 1º O usuário interno é responsável pela exatidão das informações prestadas, quando de seu credenciamento para a utilização de assinatura eletrônica, que importa aceitação das normas sobre o assunto, assim como, pela guarda, sigilo e utilização da assinatura digital, não sendo oponível, em qualquer hipótese, o uso indevido.

§ 2º A implantação do e-PA será gradativa e escalonada, conforme cronograma a ser estabelecido pela Gerência de Administração e Finanças da AGRAER, para utilização das Gerências, Coordenadorias, Assessorias, Setores, Núcleos e Postos Avançados, objetivando a execução de programas e projetos.

Art. 6º O Smartshare será utilizado para digitalização de processos administrativos, documentos vinculados ao histórico funcional, nos processos relativos a atos de pessoal de direitos funcionais e da Folha de Pagamento, celebrados com a AGRAER.

Art. 7º Os documentos eletrônicos produzidos e geridos pelo SmartShare, terão garantia de integridade mediante utilização de assinaturas digital ou eletrônica, que são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

Parágrafo único. O Smartshare será dotado de mecanismos para a verificação da autoria e da integridade dos documentos.

Art. 8º O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.

Parágrafo único. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.

Art. 9º Os documentos natos digitais, assinados digitalmente ou eletronicamente, na forma estabelecida nesta Portaria, são originais para todos os efeitos legais.

§ 1º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 2º Os documentos resultantes de digitalização de originais que empregar o uso de certificação no padrão de infraestrutura de Chaves Publicas Brasileira (ICP-Brasil) terá garantia de integridade, autenticidade e confidencialidade para documentos públicos e privados.

§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou quando for impugnada a integridade do documento digitalizado.

§ 4º A AGRAER poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias, do original em papel de documento digitalizado no âmbito da Agência.

§ 5º O teor e a integridade dos documentos enviados são responsabilidade do servidor, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.

Art. 10. Consideram-se realizados os atos processuais em meio eletrônico, no dia e na hora registrados no Smartshare, os quais ficarão armazenados e disponíveis para consulta no histórico de operações do sistema.

Parágrafo único. Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas, 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial do Estado de Mato Grosso do Sul.

Art. 11. O Smartshare deverá disponibilizar acesso na íntegra, do processo administrativo eletrônico ou digital para vista do interessado, por meio de autorização de acesso ou pelo envio de cópia do documento por meio eletrônico.

Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da AGRAER deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.

§ 1º A juntada de documentos novos em processos em andamento deverá ser precedida de solicitação e autorização do Setor de Recursos Humanos.

§ 2º Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação, de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade disposto na legislação pertinente.

Art. 13. Caberá ao Setor de Recursos Humanos a tramitação do processo eletrônico, por meio de servidor designado, a digitalização e o cadastramento do documento físico no Smartshare, sendo vedada a inclusão de quaisquer documentos alheios ao processo.

§ 1º O atestado de autenticidade do documento físico convertido em digital, será de responsabilidade do servidor que realizou a sua digitalização.

§ 2º Concluída a conversão para o sistema eletrônico, o documento físico deverá ser encaminhado ao arquivo, contendo a indicação do número do processo e/ou documento digital, para guarda e conservação.

§ 3º Os documentos físicos recepcionados pelas unidades, tramitarão exclusivamente via sistema eletrônico, salvo os relacionados a processos físicos e que ainda não tenham sido convertidos em processo digital.

Art. 14. Na hipótese de sigilo da informação, o acesso ao processo eletrônico será limitado a servidores autorizados e aos interessados no processo, nos termos dispostos na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e demais normas vigentes.

CAPÍTULO III - DA RESPONSABILIDADE PELO USO DO SMARTSHARE PELO USUÁRIO

Art. 15. É responsabilidade do usuário do Sistema Smartshare:

I - verificar no Sistema diariamente, se há documentos ou processos aguardando manifestação, cumprimento de alguma pendência ou de providência a ser adotada;

II - classificar os documentos e os processos conforme o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, para fins de arquivo e descarte futuro;

III - não revelar, fora do ambiente de trabalho, fato ou informação de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, salvo em decorrência de decisão competente na esfera legal;

IV - não exibir dados a pessoas que não estejam autorizadas a deles tomar conhecimento, zelando pelo sigilo da informação;

V - não se ausentar da estação de trabalho sem finalizar a sessão de uso do Sistema ou, em caso de necessidade, bloquear o uso até o retorno;

VI - evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;

VII - evitar o uso de senhas "fracas", tais como, nome do usuário, local de lotação, membros da família, datas comemorativas pessoais, números de telefone, letras e números sequenciais, repetidos, etc.;

VIII - não fornecer sua identidade digital ou senha de acesso ao sistema a outros usuários, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa;

IX - responder, nas instâncias devidas, pelas consequências das ações e omissões que possam colocar em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações a que esteja habilitado.

CAPÍTULO IV - DA AUTUAÇÃO E INSERÇÃO DE DOCUMENTOS NOS AUTOS

Art. 19. A autuação e o arquivamento de processos administrativos eletrônicos ou digitais, serão de responsabilidade dos servidores que operacionalizam o Smartshare na AGRAER, observada a competência da unidade responsável pela matéria a ser tratada no processo.

Parágrafo único. O servidor responsável pela autuação, deverá assegurar que a descrição do processo contenha elementos para sua individualização e pesquisas futuras, bem como, os assuntos e as vinculações existentes.

Art. 20. A inclusão de documentos no processo deverá observar a ordem cronológica da ocorrência dos atos e fatos.

Art. 21. Fica vedada a inclusão no processo administrativo de:

I - documento relacionado a outro processo que não tenha correspondência direta ou indireta com o assunto tratado;

II - documento já constante dos autos;

III - documentos ilegíveis que dificultem a identificação do autor ou a compreensão do conteúdo.

Art. 22. O recurso administrativo deverá ser juntado e apreciado no próprio processo em que constar a decisão recorrida.

CAPÍTULO V - DO ARQUIVAMENTO DOS PROCESSOS

Art. 23. O arquivamento do processo administrativo eletrônico ou digital dar-se-á:

I - por indeferimento da reivindicação;

II - pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

III - pela perda do objeto;

IV - por desistência ou renúncia do interessado, mediante expressa manifestação.

Art. 24. Os processos administrativos eletrônicos, digitais, processos administrativos digitalizados, arquivados, permanecerão à disposição para consulta.

Art. 25. A solicitação de desarquivamento de processo deverá ser motivada pelo requisitante e dirigida à AGRAER no setor responsável pelo arquivamento.

CAPÍTULO VI - DAS COMPETÊNCIAS

Art. 26. Integram a estrutura de gestão de processos administrativos eletrônicos na AGRAER e compete:

I - ao Diretor-Presidente, ao Diretor-Executivo e à Gerência de Administração e Finanças, a coordenação e a supervisão dos processos administrativos eletrônicos, no âmbito da AGRAER;

II - ao Setor de Recursos Humanos e ao Núcleo de Assistência à Saúde do Servidor, a elaboração, a formalização e o monitoramento dos processos eletrônicos referentes a Atos de Pessoal, Direitos Funcionais, Folha de Pagamento e outros instrumentos similares;

III - ao Setor Jurídico, a análise e a emissão de parecer jurídico referentes a Atos de Pessoal, de Direitos Funcionais, da Folha de Pagamento e outros instrumentos similares, que exijam a emissão de parecer ou a critério da Diretoria.

CAPÍTULO VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. Na impossibilidade de se utilizar o SmartShare para a inserção de algum documento ou da realização de algum ato processual em meio eletrônico, que possa frustrar a concretização e o andamento do processo administrativo eletrônico, os gestores responsáveis pela respectiva matéria deverão providenciar a autuação do documento e a instrução processual, mediante processo físico, zelando pela integridade dos documentos e informações, transparência, economicidade e segurança jurídica dos atos praticados.

Art. 28. Os casos omissos serão dirimidos pelo setor competente da AGRAER.

Art. 29. Fica estabelecido o prazo de 90 (noventa) dias, a contar da publicação desta Portaria, para que todos os processos relativos aos instrumentos legais previstos no art. 6º desta Portaria sejam formalizados por meio do SmartShare.

Art. 30. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Campo Grande/MS, 8 de março de 2021

ANDRÉ NOGUEIRA BORGES

Diretor-Presidente