O Presidente do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis - IBAMA, no uso de suas atribuições que lhe confere o art. 22, inciso V do Anexo I ao Decreto nº 6.099, de 27 de abril de 2007, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e o que consta do Processo nº 02001.006981/2005-37, e

Considerando a necessidade de organizar, preservar e permitir o acesso de informações aos públicos interno e externo do acervo documental do IBAMA, conforme determina a Lei nº 10.650, de 16 de abril de 2003 e o Decreto nº 99.274, de 6 de junho de 1990,

Resolve:

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos-CPAD, no âmbito do IBAMA, com as seguintes competências:

I - auxiliar na elaboração do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da área-fim do IBAMA;

II - orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, sigilosa ou ostensiva, na área de atuação do IBAMA, para a guarda permanente ou para a eliminação dos documentos destituídos de valor;

III - estabelecer a temporalidade e os prazos precaucionais dos documentos de arquivo, em circulação e armazenados no IBAMA, sempre que necessário;

IV - cancelar ou reduzir os prazos de sigilo definidos pelos produtores dos documentos, em observância à Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005;

V - determinar o destino final da documentação tornada ostensiva (desclassificada) e selecionar os documentos para a guarda permanente;

VI - propor ao setor responsável pela gestão documental do IBAMA, sempre que necessário, mudanças no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos das áreas-meio e fim, que deverão ser devidamente submetidas à aprovação do Arquivo Nacional;

VII - avaliar documentos e conjuntos documentais e alterar a classificação sempre que necessário;

VIII - orientar e acompanhar o Gabinete da Presidência, os órgãos seccionais, os específicos singulares e os descentralizados na execução do Programa de Gestão Documental do IBAMA;

IX - fazer cumprir a legislação específica que dispõe sobre documentos sigilosos;

X - definir e implementar a política de acesso e uso de documentos e autorizar o acesso àqueles classificados como sigilosos;

XI - indicar os procedimentos para a transferência dos documentos classificados como sigilosos.

XII - manter atualizado o registro das decisões emanadas de reuniões da CPAD; e

XIII - acompanhar o cumprimento das propostas e sugestões aprovadas nas reuniões da CPAD.

Art. 2º A CPAD será integrada por servidores do quadro permanente, um titular e um suplente, representantes do Gabinete da Presidência, dos órgãos seccionais dos órgãos específicos singulares do IBAMA.

§ 1º Os membros da CPAD deverão ter conhecimento do conteúdo técnico das informações inerentes à sua área de atuação.

§ 2º O Chefe do Centro Nacional de Informação Ambiental-Cnia será o Presidente da CPAD e o Chefe-Substituto será o Vice-Presidente.

§ 3º Os representantes citados no caput deste artigo serão indicados pelo titular dos órgãos, mediante memorando, dirigido ao Presidente da CPAD.

§ 4º Poderão ser convidados a participar dos trabalhos da CPAD servidores que tenham conhecimento do conteúdo a ser avaliado, assim como profissionais das áreas de Arquivologia, História e áreas afins.

Art. 3º A CPAD poderá propor a criação de grupos de trabalho para levantamento documental, processamento de informações, definição de conjunto documentais e entrevistas com servidores de cada órgão, sempre que necessário.

Art. 4º Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos-SPAD serão criadas no âmbito dos órgãos descentralizados do IBAMA e estarão subordinadas à CPAD.

Art. 5º A CPAD reunir-se-á uma vez por semestre mediante convocação do Presidente e sempre que se fizer necessário.

Art. 6º As decisões da CPAD serão tomadas por maioria simples de seus membros e em caso de empate o Presidente terá o voto de qualidade.

Art. 7º Ao Presidente incumbe:

I - convocar reuniões, cuja a pauta será submetida à aprovação da CPAD;

II - propor planos de trabalho; e

III - estabelecer o cronograma de atividades da CPAD.

Art. 8º As decisões das reuniões com as recomendações propostas, após aprovadas pela CPAD, serão divulgadas no Boletim de Serviço para o seu fiel cumprimento.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 10. Fica revogada a Portaria nº 1 de 6 de janeiro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 7 de janeiro de 2011, seção 1, pág. 63.

CURT TRENNEPOHL