O Governador do Estado do Rio Grande do Sul, no uso das atribuições que lhe confere o art. 82, incisos V e VII da Constituição do Estado,

Decreta:

CAPÍTULO I - DO SISTEMA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 1º O expediente administrativo e sua representação por meio eletrônico, na produção, no registro, na tramitação, na consulta, na transmissão e no arquivamento de documentos pela Administração Pública Estadual será admitido por intermédio do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA, nos termos deste Decreto.

§ 1º A implantação do Sistema mencionado no "caput" deste artigo ocorrerá conforme cronograma definido pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.

§ 2º A implementação de expedientes administrativos eletrônicos é de responsabilidade dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.

§ 3º O Sistema PROA fica definido como solução tecnológica única para o Poder Executivo Estadual.

Art. 2º Para fins do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, disposto neste Decreto, considera-se:

I - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou de tráfego de documentos e arquivos digitais;

II - transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação;

III - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com o objetivo de assinar determinado documento, admitindo as seguintes formas de identificação do signatário:

a) assinatura digital; e

b) assinatura cadastrada.

IV - usuário interno: todo aquele que, por força de suas atribuições funcionais, tenha acesso, de forma autorizada, as informações produzidas ou custodiadas pela Administração;

V - usuário externo: qualquer pessoa física que tenha acesso, de forma autorizada, mediante cadastramento prévio, as informações produzidas ou custodiadas pela Administração que não seja caracterizada como usuário interno;

VI - Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

VII - processo eletrônico: conjunto de entradas, de saídas e de movimentações de documentos em formato eletrônico com validação por intermédio de assinatura eletrônica, arquivados em banco de dados corporativo com identificação única;

VIII - certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura digital;

IX - certificado digital: conjunto de dados de computador, gerados por uma Autoridade Certificadora que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação;

X - certificado digital do tipo A3: certificado em que a geração e o armazenamento das chaves criptográficas são feitos em mídias do tipo cartão inteligente ou "token", observando-se que as mídias devem ter capacidade de geração de chaves e serem protegidas por senha ou hardware criptográfico aprovado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil;

XI - gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando a sua eliminação ou guarda permanente;

XII - conversão de autos processuais em papel para meio eletrônico: execução de procedimento que envolve a digitalização do expediente administrativo objeto da conversão, a inclusão dos arquivos resultantes da digitalização como peças do respectivo expediente administrativo e a inserção, tanto na versão papel quanto na versão eletrônica, de termo que ateste a fidedignidade da versão eletrônica;

XIII - cópia eletrônica: o documento eletrônico resultante da digitalização de documento físico;

XIV - carimbo de tempo: mecanismo que indica, em todo e qualquer documento e/ou transação eletrônica, o momento em que o evento ocorreu, baseando-se na hora oficial brasileira fornecida pelo Observatório Nacional;

XV - plano de classificação de documentos: instrumento elaborado a partir de estudos das estruturas e das funções do órgão, que resulta em um esquema de distribuição de documentos em níveis hierárquicos, de acordo com métodos de arquivamento; e

XVI - tabela de temporalidade de documentos: instrumento aprovado por autoridade competente, que determina os prazos de guarda e destinação final dos conjuntos documentais produzidos a partir das atividades desempenhadas pelo Estado.

CAPÍTULO II - DO COMITÊ GESTOR

Art. 3º O Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico será composto por um representante titular, e respectivo suplente, das seguintes instituições:

I - Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos, que o presidirá;

II - Gabinete do Governador;

III - Secretaria da Casa Civil;

IV - Secretaria-Geral de Governo;

V - Procuradoria-Geral do Estado;

VI - Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional;

VII - Secretaria da Fazenda;

VIII - Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul - PROCERGS;

IX - Autoridade Certificadora do Estado do Rio Grande do Sul - AC-RS; e

X - Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS.

§ 1º Os integrantes do Comitê Gestor serão indicados pelos titulares dos respectivos órgãos e designados por ato do Governador do Estado.

§ 2º O Comitê Gestor, por seu Presidente, poderá convidar representantes de outros órgãos, entidades da administração pública ou de organizações da sociedade civil, para participar das reuniões e discussões por ele organizadas.

§ 3º A função de membro do Comitê Gestor será considerada prestação de serviço relevante, não remunerada.

Art. 4º O Comitê Gestor supervisionará o gerenciamento, a especificação, o desenvolvimento, a implantação, o suporte e a manutenção conetiva e evolutiva do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico.

Art. 5º São atribuições do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico:

I - definir a metodologia, o fluxo e a tramitação dos expedientes administrativos eletrônicos, a padronização da infraestrutura, aplicações e dados;

II - garantir a adequação do Sistema aos requisitos legais e às necessidades da Administração Pública Estadual;

III - definir as premissas e as estratégias utilizadas para a especificação, o desenvolvimento, os testes, a homologação, a implantação e a integridade de operação do sistema;

IV - promover a integração com demais órgãos e entidades necessários ao desenvolvimento e implantação do Sistema; e

V - priorizar e deliberar sobre as necessidades de manutenção do Sistema e encaminhá-las às áreas pertinentes.

Art. 6º As deliberações referentes ao Sistema de Processo Administrativo Eletrônico dar-se-ão por meio de resoluções do Secretário de Estado da Modernização Administrativo e dos Recursos Humanos e publicadas no Diário Oficial do Estado.

CAPÍTULO III - DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 7º A tramitação do expediente administrativo por meio eletrônico será admitida mediante a utilização de assinatura eletrônica, contendo elementos que permitam identificar o usuário responsável pela sua prática.

§ 1º O credenciamento será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação.

§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a integridade e a autenticidade de suas comunicações.

Art. 8º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:

I - assinatura digital: baseada em certificado digital e atenderá aos requisitos de autenticidade; integridade, validade jurídica e interoperabilidade da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil -, conforme disposto na Lei nº 12.469 , de 3 de maio de 2006;

II - assinatura cadastrada: credenciada em sistema de controle de acesso informatizado, com fornecimento de "login" e senha para o credenciamento, assegurada a adequada e inequívoca identificação.

Art. 9º A prática de atos assinados eletronicamente dar-se-á na forma estabelecida neste Decreto e implicará a responsabilização legal do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.

Art. 10. São de exclusiva responsabilidade dos usuários:

I - o sigilo da assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível; e

II - a preparação dos documentos digitais e anexos, em conformidade com as definições do Sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas.

CAPÍTULO IV - DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA

Art. 11. O PROA, "software" específico para a tramitação do expediente administrativo eletrônico, deverá:

I - ter características que permitam auditoria para fins de garantia da disponibilidade, da integridade, da confidencialidade e da autenticidade das informações;

II - realizar o armazenamento e a recuperação de dados em centro de processamento de dados fornecido por órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, incluindo empresas públicas e sociedades de economia mista e suas subsidiárias; e

III - adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq, mantidos e atualizados pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Art. 12. Todos os atos processuais do expediente administrativo eletrônico serão assinados eletronicamente na forma estabelecida neste Decreto e utilizarão, preferencialmente, formatos abertos de arquivos, baseado na padronização ABNT NBR ISO/IEC 26300.

Parágrafo único. Caso não seja possível tecnicamente atender ao disposto no "caput" deste artigo, os atos processuais do expediente administrativo eletrônico utilizarão preferencialmente o formato "Portable Document Format" (PDF/A), baseado na padronização ABNT NBR ISO 19005.

Art. 13. Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados ao expediente administrativo eletrônico, a requerimento ou à petição administrativa eletrônica, com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida neste Decreto, são considerados válidos para fins do expediente administrativo eletrônico.

§ 1º Os representantes digitais dos documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual têm a mesma força probante dos originais para fins do expediente administrativo eletrônico.

§ 2º A arguição de falsidade do documento juntado será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor.

§ 3º Os originais dos documentos digitalizados a que se refere o § 1º deste artigo deverão ser preservados pelo seu detentor até que proferida decisão irrecorrível nos casos previstos no § 2º deste artigo.

§ 4º Os documentos originados em meio físico, após digitalizados e juntados ao expediente administrativo eletrônico, que por razões legais necessitem a guarda dos originais por parte do Estado, deverão ser arquivados segundo as normativas e recomendações emanadas pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS.

§ 5º A classificação e o tempo de guarda de expedientes administrativos em meio eletrônico deverão ocorrer em conformidade com o Plano de Classificação de Documentos - PCD - e com a Tabela de Temporalidade Documental - TTD, mantidos e atualizados pelo SIARQ/RS.

CAPÍTULO V - DO TRÂMITE E DA PUBLICIDADE ELETRÔNICA

Art. 14. Todas as comunicações oficiais, que estiverem sujeitas a manifestação ou decisão administrativa e transitem entre órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, serão feitas por meio eletrônico, respeitando o cronograma, definido pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, previsto no art. 1º, § 1º deste Decreto.

Parágrafo único. Os autos de expedientes administrativos eletrônicos que tiverem de ser remetidos a outros órgãos ou entidades que não disponham de sistema compatível deverão ser autuados na forma Decreto nº 43.803 , de 20 de maio de 2005.

Art. 15. No expediente administrativo eletrônico, as notificações, quando possível, serão feitas por meio eletrônico, na forma deste Decreto.

§ 1º As notificações que viabilizem o acesso à íntegra do expediente administrativo eletrônico correspondente serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.

§ 2º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 24 (vinte e quatro) horas do último dia.

§ 3º No caso do § 2º deste artigo, se o sítio se tomar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

§ 4º Quando for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de notificação, esta poderá ser praticada segundo as regras ordinárias, digitalizando-se os documentos físicos produzidos, anexando-se os arquivos digitais gerados, que serão considerados oficiais para todos os efeitos legais.

Art. 16. Compete às unidades administrativas verificar diariamente no sistema a existência de carga de expedientes administrativos eletrônicos pendentes de providências.

CAPÍTULO VI - DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO

Art. 17. Nenhum auto de infração ou expediente administrativo eletrônico dele decorrente poderá ser arquivado sem despacho fundamentado da autoridade competente.

Art. 18. O arquivamento ou desarquivamento justificado do expediente administrativo eletrônico somente poderá ser determinado por autoridade competente conforme normatização estabelecida.

Art. 19. Para a prática de ato em expediente administrativo eletrônico desarquivado, os responsáveis pelo arquivo distribuirão o expediente administrativo eletrônico para a unidade requisitante, lançando a necessária tramitação.

CAPÍTULO VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 20. O uso inadequado do expediente administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Pública Estadual está sujeito à apuração de responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.

Art. 21. Fica convalidado o uso de outros sistemas eletrônicos de gestão de expedientes administrativos até a data de publicação deste Decreto, desde que atingida sua finalidade e que não tenham causado prejuízo aos interessados.

Art. 22. A adoção de certificados digitais para a realização de transações eletrônicas seguras a fim de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica deverá atender ao disposto na Lei nº 12.469 , de 3 de maio de 2006, e regramento da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.

Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogados os Decretos nº 51.566, de 10 de junho de 2014, e nº 51.677, de 24 de julho de 2014.

PALÁCIO PIRATINI, em Porto Alegre, 20 de novembro de 2015.

JOSÉ IVO SARTORI,

Governador do Estado.

Registre-se e publique-se.

MÁRCIO BIOLCHI,

Secretário Chefe da Casa Civil.