No mês de abril de cada ano as sociedades por ações têm um importante compromisso com os proprietários.  Alinhando-se aos princípios da governança corporativa deverá a companhia convocar os acionistas para a Assembleia Geral Ordinária, foro soberano para tomar as contas dos administradores e votar as demonstrações financeiras. 

Em primeiro lugar, o evento tem prazo definido em lei. Não pode ultrapassar o dia 30 de abril (quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social). No caso das companhias abertas, a inobservância do prazo legal (art. 132) para a realização AGO é considerada infração grave (ICVM 480/09). Nas fechadas poderão ser responsabilizados os administradores se do atraso resultar qualquer tipo de prejuízo à companhia ou seus acionistas.  

Nem por isso, podem se descurar a sociedade e seus administradores. Em respeito aos acionistas e como boa prática de governança corporativa, deverão promover a celebração do evento com todos os cuidados exigidos pelo legislador. 

O evento (AGO) é precedido de um ritual. Números e relatórios serão disponibilizados, incluindo extensa publicidade, permitindo aos acionistas conhecer e avaliar a situação econômica e financeira da sociedade e comparecer à assembleia para manifestar seu voto de aprovação e desaprovação. 

Nesse sentido, basicamente, serão observados os seguintes procedimentos: 

(i)     As demonstrações financeiras serão assinadas pelos diretores e contabilistas legalmente habilitados e serão aprovadas pela assembleia geral ordinária até o dia 30 de abril de cada ano (data limite). 

(ii)         As demonstrações financeiras serão publicadas uma vez no Órgão Oficial e uma vez em jornal de grande circulação editado na sede da companhia, até 5 (cinco) dias, pelo menos, antes da data marcada para a realização da assembleia-geral. 

(iii)           As atas das Assembleias Gerais Ordinárias e do Conselho de Administração (sempre que os diretores forem eleitos pelo Colegiado) serão arquivadas na Junta Comercial e publicadas uma vez no órgão oficial e outra em jornal de grande circulação local. 

(iv)           Os anúncios de convocação da Assembleia Geral serão publicados três vezes no órgão oficial e três vezes em jornal de grande circulação. 

(v)             Será considerada regular a assembleia geral a que comparecerem todos os acionistas, independentemente das formalidades (anúncios de convocação) previstas em lei. 

(vi)           Até um mês antes da realização da AGO serão publicados os anúncios (“Acham-se”), colocando à disposição dos acionistas as demonstrações financeiras e o relatório da administração (diretoria). 

(vii)        A publicação dos anúncios (“Acham-se”) é dispensada quando as demonstrações financeiras são publicadas até 1 mês antes da data marcada para a realização da AGO. 

(viii)      A presença de totalidade dos acionistas na assembleia geral dispensa a publicação dos anúncios (“acham-se”) mas é obrigatória a publicação das demonstrações financeiras antes da realização da assembleia. 

(ix)           A companhia com patrimônio líquido inferior a um milhão milhões de reais poderá deixar de publicar o documento de que trata o art. 133 (“Acham-se”, demonstrações, financeiras, relatórios da administração e do conselho fiscal, etc.), desde que sejam, por cópia autenticadas, arquivados na junta comercial juntamente com a ata da assembleia geral que sobre eles deliberar.  

(x)        Será dispensada a presença do conselho fiscal na AGO se este não estiver em funcionamento. 

Portanto, nos primeiros meses do ano as sociedades anônimas devem redobrar a atenção, para que todas as suas obrigações societárias sejam cumpridas, a tempo e modo.

* Roberto Papini é sócio e coordenador do Departamento de Direito Societário da Andrade Silva Advogados

Fonte: Jornal do Brasil - RJ